Zgłoszenie wierzytelności w KRZ — termin, formularz i skutki spóźnienia

Dla kogo: wierzyciele przedsiębiorców i konsumentów w upadłości, działy finansowe, banki, leasingodawcy, wynajmujący, dostawcy oraz pełnomocnicy

Stan prawny: 20 sierpnia 2026 r.

Czas czytania: ok. 16 minut

Najważniejsze w 60 sekund

• Po ogłoszeniu upadłości wierzyciel osobisty, który chce uczestniczyć w postępowaniu i którego wierzytelność wymaga ustalenia, zgłasza ją syndykowi przez system KRZ — nie zwykłym pozwem ani pismem wysłanym do sądu.
• Termin wynosi 30 dni od obwieszczenia postanowienia o ogłoszeniu upadłości w KRZ. Liczy się data obwieszczenia, a nie moment, w którym wierzyciel faktycznie dowiedział się o sprawie.
• Spóźnione zgłoszenie jest możliwe, lecz powoduje zryczałtowany koszt równy 15% przeciętnego wynagrodzenia wskazanego w art. 235 PU i nie cofa wykonanych już czynności ani złożonych planów podziału.
• W 2026 r. podstawa kosztu to 8851,42 zł, więc 15% wynosi 1327,71 zł. Kwotę na dany rok zawsze trzeba sprawdzić w aktualnym obwieszczeniu GUS i wezwaniu syndyka.
• Zgłoszenie musi obejmować kapitał, należności uboczne, dowody, kategorię, zabezpieczenia, informacje o sporach i rachunek bankowy. Sama faktura bez wyjaśnienia salda często nie wystarcza.
• Należności ze stosunku pracy oraz wierzytelności ujawnione przez zabezpieczenie w księdze wieczystej lub właściwym rejestrze umieszcza się na liście z urzędu. Wierzyciel zabezpieczony i tak powinien aktywnie zweryfikować listę.
• Po obwieszczeniu listy wierzyciel ma dwa tygodnie na sprzeciw co do uznania albo odmowy uznania swojej wierzytelności. Zwrot wadliwego zgłoszenia można zaskarżyć w ciągu tygodnia od doręczenia zarządzenia z uzasadnieniem.

Zgłoszenie powinno spójnie wykazywać kapitał, odsetki, kategorię, zabezpieczenia, dowody i umocowanie.

Zgłoszenie wierzytelności dotyczy upadłości, nie restrukturyzacji

Zgłoszenie wierzytelności w rozumieniu art. 236–243 Prawa upadłościowego jest właściwe po ogłoszeniu upadłości. W restrukturyzacji spis wierzytelności sporządza nadzorca albo zarządca na podstawie dokumentacji dłużnika, a sposób kwestionowania spisu zależy od rodzaju postępowania. Nie należy wysyłać formularza upadłościowego tylko dlatego, że w KRZ pojawiło się obwieszczenie dotyczące kontrahenta.

Pierwszym krokiem jest więc odczytanie w Portalu Publicznym KRZ rodzaju postępowania, sygnatury, daty obwieszczenia, danych upadłego, syndyka i treści wezwania. Formularz zgłoszenia powinien zostać przypisany do właściwej sprawy upadłościowej.

Kto zgłasza wierzytelność, a kto trafia na listę z urzędu

Automatyczne umieszczenie na liście nie oznacza, że syndyk zna aktualne saldo, spłaty, kolejność hipoteki, cesję albo wynik procesu. Brak aktywności może prowadzić do błędu, który później trzeba zwalczać sprzeciwem.

Termin 30 dni — od czego biegnie

Postanowienie o ogłoszeniu upadłości wzywa wierzycieli do zgłoszenia wierzytelności w terminie 30 dni od dnia jego obwieszczenia w KRZ. Nie jest to termin liczony od otrzymania zawiadomienia od syndyka, przeczytania wiadomości, publikacji w KRS ani od daty samego postanowienia.

Procedura kontroli terminu

1. Wyszukaj upadłego po NIP, KRS albo PESEL w Portalu Publicznym KRZ.
2. Otwórz właściwe obwieszczenie o ogłoszeniu upadłości.
3. Zapisz datę obwieszczenia, sygnaturę i dane syndyka.
4. Wylicz ostatni dzień według zasad terminów procesowych i uwzględnij dzień wolny, jeżeli przypada na koniec terminu.
5. Nie czekaj na ostatni dzień: konto, pełnomocnictwo, podpis i załączniki mogą wymagać dodatkowego czasu.
6. Zachowaj systemowe potwierdzenie prawidłowego wysłania dokumentu.

Awaria komputera wierzyciela, urlop osoby prowadzącej sprawę albo brak wewnętrznego przekazania obwieszczenia nie wstrzymują terminu. Monitoring KRZ powinien być elementem procedury credit control dla kontrahentów o podwyższonym ryzyku.

Jak złożyć zgłoszenie w KRZ

Co do zasady wierzyciel korzysta z Portalu Użytkowników Zarejestrowanych KRZ. Po zalogowaniu wybiera nowy wniosek, wyszukuje formularz „Zgłoszenie wierzytelności” — w instrukcjach systemowych oznaczony numerem 30048 — wskazuje sygnaturę i uzupełnia dane. Pismo składa sam wierzyciel albo należycie umocowany pełnomocnik.

1. Załóż lub zweryfikuj konto użytkownika oraz sposób podpisu.
2. Wybierz właściwy formularz i postępowanie po sygnaturze.
3. Sprawdź automatycznie pobrane dane upadłego i syndyka.
4. Wprowadź wierzyciela oraz pełnomocnika, jeśli występuje.
5. Rozpisz wierzytelność, należności uboczne, kategorię i zabezpieczenia.
6. Wskaż dowody i załącz ich elektroniczne odwzorowania lub dokumenty elektroniczne.
7. Podaj stan równoległych postępowań i numer rachunku bankowego.
8. Podpisz, wyślij i pobierz potwierdzenie złożenia.
9. Monitoruj KRZ oraz wezwania syndyka — samo wysłanie nie kończy weryfikacji.

Ustawowe wyjątki od obowiązkowego KRZ dotyczą m.in. wskazanych w art. 216aa PU wierzycieli pracowniczych, alimentacyjnych i rentowych. Mogą oni wnosić pisma poza systemem, a nawet przekazać ustnie treść wniosku w biurze podawczym sądu rejonowego. Zwykły wierzyciel handlowy nie powinien korzystać z papierowego wzoru z internetu zamiast formularza KRZ.

Co musi zawierać kompletne zgłoszenie

Kapitał, odsetki i wierzytelności szczególne

Odsetki od wierzytelności pieniężnej umieszcza się na liście w kwocie naliczonej do dnia poprzedzającego ogłoszenie upadłości włącznie. Kapitał i odsetki mogą trafić do różnych kategorii. Trzeba przedstawić tabelę: podstawa, termin wymagalności, stopa, okres, wpłaty i saldo.

Wierzytelność w walucie obcej przelicza się na złote według średniego kursu NBP z dnia ogłoszenia upadłości, a gdy kursu nie było — według średniej ceny rynkowej. Nie zmienia to samej waluty zobowiązania, lecz podział funduszów następuje w złotych.

Wierzytelność niepieniężną ujmuje się w wartości z dnia ogłoszenia upadłości. Wierzytelność niewymagalna może podlegać ustawowemu dyskontu, a wierzytelność warunkowa wymaga wskazania warunku. Roszczenie regresowe poręczyciela lub współdłużnika może zostać zgłoszone przed zapłatą jako warunkowe, lecz nie daje wtedy prawa głosu.

Jeżeli okres rozliczeniowy — np. czynsz, podatek lub składka — obejmuje dzień ogłoszenia upadłości, art. 245a dzieli należność proporcjonalnie na część sprzed upadłości i część powstającą po tej dacie. Nie należy zgłaszać całego miesięcznego świadczenia jako jednej pozycji historycznej.

Kategorie zaspokojenia — dlaczego klasyfikacja ma znaczenie

• Kategoria pierwsza: obejmuje m.in. kwalifikowane należności pracownicze, alimentacyjne, rentowe, rolnicze, część składek oraz niektóre należności finansowania restrukturyzacyjnego.
• Kategoria druga: obejmuje inne należności niezaliczone do pozostałych kategorii, w tym typowe wierzytelności handlowe, podatki i pozostałe składki.
• Kategoria trzecia: obejmuje m.in. odsetki od należności z wyższych kategorii, kary grzywny oraz należności z darowizn i zapisów.
• Kategoria czwarta: obejmuje kwalifikowane pożyczki i podobne finansowanie wspólnika lub akcjonariusza dokonane na rzecz spółki kapitałowej w pięciu latach przed upadłością, z ustawowymi wyjątkami.

Koszty postępowania i zobowiązania masy są zaspokajane według odrębnych zasad przed podziałem między kategorie. Wierzytelność zabezpieczona rzeczowo jest w pierwszej kolejności zaspokajana z sumy uzyskanej z przedmiotu zabezpieczenia zgodnie z odrębnym planem; dopiero niezaspokojona część wierzytelności osobistej uczestniczy w ogólnym podziale.

Dowody — zbuduj łańcuch od umowy do salda

Syndyk sprawdza zgłoszenie w księgach i dokumentach upadłego, rejestrach oraz na podstawie oświadczenia upadłego. Dlatego dokumenty powinny wykazywać wszystkie etapy powstania roszczenia:

1. umowę, zamówienie, regulamin lub inną podstawę zobowiązania;
2. wykonanie świadczenia: WZ, CMR, protokół, raport, korespondencję;
3. fakturę lub rachunek i termin płatności;
4. korekty, reklamacje, kompensaty, potrącenia i częściowe wpłaty;
5. uznanie długu, ugodę, wyrok albo nakaz zapłaty;
6. wyliczenie kapitału i należności ubocznych na właściwą datę;
7. ustanowienie i ujawnienie zabezpieczenia;
8. cesję, sukcesję albo subrogację, jeśli wierzyciel się zmienił.

Jeżeli wierzytelność nie znajduje potwierdzenia w dokumentacji upadłego, syndyk wzywa do złożenia wskazanych w zgłoszeniu dokumentów w terminie tygodnia. Termin ten nie podlega przedłużeniu ani przywróceniu. Sprawne archiwum dowodów jest więc ważniejsze niż późniejsze wyjaśnienie, dlaczego dokumentów nie udało się zebrać.

Co się dzieje po wysłaniu formularza

1. Syndyk kontroluje wymogi formalne i kompletność zgłoszenia.
2. Porównuje roszczenie z księgami, dokumentami, KW i rejestrami.
3. Wzywa upadłego do stanowiska i w razie potrzeby wierzyciela do dokumentów.
4. Umieszcza wierzytelność na liście w całości lub części albo odmawia uznania.
5. O złożeniu listy następuje obwieszczenie w KRZ.
6. Wierzyciel analizuje kwotę, kategorię, zabezpieczenie i uzasadnienie odmowy.
7. Jeżeli jest błąd, wnosi sprzeciw w terminie dwóch tygodni od obwieszczenia.

Sprzeciw własnego wierzyciela może dotyczyć zarówno uznania wierzytelności w niewłaściwej wysokości lub kategorii, jak i odmowy uznania. Upadły może kwestionować listę, a wierzyciel może także sprzeciwić się uznaniu wierzytelności innego wierzyciela. Sprzeciw wymaga konkretnych zarzutów i dowodów; nie jest ponownym ogólnym opisem faktury.

Braki formalne, zwrot i skarga

Do wadliwego zgłoszenia stosuje się odpowiednio art. 130 KPC. Wierzyciel powinien wykonać wezwanie dokładnie w terminie i kanale wskazanym przez syndyka. Zarządzenie syndyka o zwrocie zgłoszenia wymaga uzasadnienia.

Na zwrot przysługuje skarga do sędziego-komisarza, wnoszona do syndyka w terminie tygodnia od doręczenia zarządzenia z uzasadnieniem. Skarga powinna spełniać wymagania pisma procesowego i wskazywać zwrócone zgłoszenie. To inny środek niż sprzeciw do listy wierzytelności.

Spóźnione zgłoszenie — trzy realne skutki

1. Zryczałtowany koszt

Wierzyciel ponosi koszt równy 15% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku w trzecim kwartale poprzedniego roku, nawet gdy opóźnienie nastąpiło bez jego winy. Dla zgłoszeń spóźnionych w 2026 r. wskaźnik GUS za trzeci kwartał 2025 r. wynosi 8851,42 zł, co daje 1327,71 zł. Syndyk wskazuje rachunek i termin zapłaty.

2. Brak cofnięcia postępowania

Czynności już dokonane pozostają skuteczne wobec spóźnionego wierzyciela. Zgłoszenie nie wpływa na wcześniej złożone plany podziału, a uznaną wierzytelność uwzględnia się dopiero w planach sporządzonych po jej uznaniu.

3. Ryzyko braku rozpoznania

Jeżeli rozstrzygnięcie spóźnionej wierzytelności nie stanie się prawomocne przed zakończeniem albo umorzeniem upadłości, postępowanie w tym zakresie zostanie umorzone. Zgłoszenie dokonane po zatwierdzeniu ostatecznego planu podziału pozostawia się bez rozpoznania.

Spóźnienie nie oznacza więc automatycznego wygaśnięcia samej wierzytelności, ale może praktycznie pozbawić wierzyciela udziału w dokonanych podziałach i zwiększa koszty. Nie należy odkładać zgłoszenia dlatego, że wysokość roszczenia jest sporna — można zgłosić kwotę z rzetelnym wyjaśnieniem i dowodami.

Przedawnienie i proces przeciwko upadłemu

Zgłoszenie wierzytelności przerywa bieg przedawnienia. Termin biegnie na nowo od dnia następującego po uprawomocnieniu się postanowienia o zakończeniu albo umorzeniu postępowania upadłościowego.

Jeżeli proces o wierzytelność wszczęto przed ogłoszeniem upadłości, jego dalszy tok podlega szczególnym regułom z art. 145 PU i KPC. W zgłoszeniu trzeba podać sąd i sygnaturę. Odmowa uznania na liście nie zamyka materialnie roszczenia, lecz jego dochodzenie we właściwym trybie jest co do zasady możliwe dopiero po zakończeniu albo umorzeniu postępowania, z uwzględnieniem wyjątków ustawowych.

Checklista wierzyciela w pierwszych 48 godzinach

1. Potwierdź w KRZ, że chodzi o ogłoszoną upadłość, nie restrukturyzację lub sam wniosek.
2. Zapisz obwieszczenie, sygnaturę, datę, dane syndyka i termin.
3. Ustal właściwego wierzyciela, reprezentację i ewentualną cesję.
4. Zamknij saldo na dzień poprzedzający ogłoszenie upadłości.
5. Rozdziel kapitał, odsetki, koszty, okresy oraz świadczenia sprzed i po ogłoszeniu.
6. Sprawdź kategorię oraz wszystkie zabezpieczenia i numery rejestrów.
7. Zgromadź umowę, wykonanie, faktury, wpłaty, uznania, wyrok i spory.
8. Utwórz formularz 30048 we właściwej sprawie i załącz czytelne dokumenty.
9. Podpisz, wyślij i zachowaj systemowe potwierdzenie.
10. Ustaw monitoring listy, wezwań, planów podziału i terminów środków zaskarżenia.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zgłoszenie wysyła się do sądu?

Adresatem merytorycznym jest syndyk, a zgłoszenie składa się co do zasady przez system KRZ w aktach właściwego postępowania. Nie należy wysyłać zwykłego pisma do sądu ani na e-mail syndyka zamiast formularza.

Czy termin zawsze wynosi 30 dni?

W postanowieniu o ogłoszeniu upadłości wierzyciele są wzywani do zgłoszeń w ciągu 30 dni od obwieszczenia w KRZ. Trzeba jednak odczytać konkretne obwieszczenie i sprawdzić przepisy szczególne.

Czy po terminie nadal można zgłosić wierzytelność?

Tak, dopóki etap postępowania na to pozwala, lecz wierzyciel ponosi zryczałtowany koszt, nie podważa czynności już dokonanych i uczestniczy tylko w późniejszych planach podziału po uznaniu wierzytelności.

Czy zgłoszenie wierzytelności jest płatne?

Terminowe zgłoszenie nie wiąże się ze zryczałtowanym kosztem z art. 235 PU. Koszt ten obciąża zgłoszenie spóźnione; w 2026 r. wynosi 1327,71 zł.

Czy pracownik musi zgłaszać zaległe wynagrodzenie?

Nie. Należności ze stosunku pracy umieszcza się na liście z urzędu. Pracownik powinien jednak sprawdzić listę i reagować na błędną kwotę lub pominięcie.

Czy wierzyciel hipoteczny musi zgłaszać wierzytelność?

Wierzytelność ujawniona przez właściwy wpis jest umieszczana z urzędu, ale aktywne zgłoszenie pozwala prawidłowo wykazać saldo, odsetki, zabezpieczenie i kolejność. Nie warto polegać wyłącznie na danych historycznych z KW.

Czy sama faktura wystarczy?

Nie zawsze. Faktura dokumentuje rozliczenie, ale syndyk może wymagać dowodu umowy, dostawy, odbioru, salda oraz wyjaśnienia reklamacji, korekt i wpłat.

Co zrobić, jeśli syndyk uznał tylko część kwoty?

Po obwieszczeniu o złożeniu listy należy w ciągu dwóch tygodni wnieść sprzeciw do sędziego-komisarza, z konkretnymi zarzutami i dowodami. Termin i wymagania trzeba sprawdzić w pouczeniu oraz KRZ.

Czy zgłoszenie przerywa przedawnienie?

Tak. Po zakończeniu albo umorzeniu postępowania termin biegnie na nowo od dnia następującego po uprawomocnieniu się właściwego postanowienia.

Podstawa prawna i oficjalne źródła

• Prawo upadłościowe — Dz.U. 2026 poz. 913, w szczególności art. 51, 216a–216ab, 235–263 i 336–346.
• Ministerstwo Sprawiedliwości — Krajowy Rejestr Zadłużonych.
• Centrum Wsparcia systemu KRZ — instrukcje użytkowników i formularzy.
• GUS — wynagrodzenie stanowiące podstawę kosztu spóźnionego zgłoszenia w 2026 r..

Terminowe zgłoszenie wymaga prawidłowego salda i dowodów