Najem krótkoterminowy we wspólnocie — regulamin, koszty i interwencje

Najem krótkoterminowy we wspólnocie — regulamin, koszty i skuteczne interwencje

Najem krótkoterminowy w budynku wielolokalowym nie jest strefą bez prawa, ale wspólnota mieszkaniowa nie jest też organem koncesyjnym. Właściciel lokalu może co do zasady korzystać z niego i pobierać pożytki, natomiast musi respektować prawa sąsiadów, porządek domowy oraz zasady korzystania z nieruchomości wspólnej. Wspólnota może chronić klatki schodowe, windy, drzwi, instalacje i bezpieczeństwo mieszkańców, rozliczać rzeczywiście zwiększone koszty i reagować na konkretne naruszenia. Nie może jednak zwykłą uchwałą ustanowić generalnego zakazu krótkich pobytów w prywatnych lokalach.

Najważniejsze jest prawidłowe rozpoznanie problemu. Inne środki stosuje się wobec hałasu w nocy, inne wobec uszkodzeń drzwi, inne wobec nieuprawnionego kopiowania kluczy, a jeszcze inne wtedy, gdy działalność może nie spełniać wymogów administracyjnych lub przeciwpożarowych. Uchwała pod hasłem „zakaz Airbnb” zazwyczaj omija te rozróżnienia. Dobra procedura opisuje zachowanie, dowód, podstawę prawną, adresata i proporcjonalną reakcję.

Stan prawny: 23 sierpnia 2026 r. Artykuł odróżnia przepisy obowiązujące od projektów legislacyjnych. W konkretnej sprawie trzeba sprawdzić regulamin wspólnoty, księgę wieczystą, sposób faktycznego świadczenia usługi oraz akty i ewidencje właściwej gminy.

Najważniejsze wnioski w dwóch minutach

• Nie ma jednej ustawowej definicji obejmującej wszystkie formy „najmu krótkoterminowego”. Kwalifikacja zależy od umowy i sposobu działania.
• Sąd Najwyższy w wyroku z 12 stycznia 2021 r., IV CSKP 20/21, zakwestionował generalny zakaz najmu krótkoterminowego ustanowiony uchwałą wspólnoty.
• Regulamin może normować korzystanie z części wspólnych: ciszę, bezpieczeństwo, odpady, zakaz zastawiania dróg ewakuacyjnych czy zasady wydawania identyfikatorów. Powinien dotyczyć zachowań, a nie kategorii użytkownika.
• Art. 12 ust. 3 ustawy o własności lokali pozwala zwiększyć obciążenia właścicieli lokali użytkowych, jeżeli uzasadnia to sposób korzystania. Nie daje podstawy do kary ani arbitralnej stawki.
• Art. 16 UWL, czyli żądanie sprzedaży lokalu w drodze licytacji, jest środkiem wyjątkowym. Wymaga uchwały, procesu i wykazania ustawowych przesłanek.
• Regularne zapewnianie krótkich pobytów rotującym gościom może być usługą hotelarską świadczoną w „innym obiekcie”. Wtedy znaczenie mają ewidencja gminna oraz wymagania sanitarne i przeciwpożarowe.
• Rozporządzenie (UE) 2024/1028 jest stosowane od 20 maja 2026 r., lecz samo nie wprowadza powszechnego numeru rejestracyjnego dla każdego polskiego mieszkania.
• Raportowanie platform w systemie DAC7 nie rozstrzyga, czy przychód jest najmem prywatnym, działalnością gospodarczą ani czy usługa spełnia wymogi administracyjne.

1. Najpierw kwalifikacja: najem, zakwaterowanie czy działalność gospodarcza?

Potoczne określenie „najem krótkoterminowy” obejmuje różne sytuacje. Może chodzić o jednorazowe oddanie mieszkania na tydzień na podstawie umowy najmu, o regularne oferowanie noclegów przez platformę, o apartament z samoobsługowym zameldowaniem albo o świadczenie z elementami typowymi dla zakwaterowania: przygotowaniem pościeli, sprzątaniem między pobytami, obsługą rezerwacji i stałą gotowością przyjmowania gości. Długość pobytu jest ważna, lecz nie rozstrzyga sama.

W stosunku cywilnym najemca otrzymuje rzecz do używania za umówiony czynsz. W modelu zakwaterowania celem jest zapewnienie przejściowego pobytu, często seryjnie i dla zmieniających się osób. Ustawa o usługach hotelarskich definiuje usługi hotelarskie szeroko jako krótkotrwałe, ogólnie dostępne wynajmowanie domów, mieszkań, pokoi, miejsc noclegowych, a także miejsc na ustawienie namiotów lub przyczep, oraz świadczenie usług z tym związanych. Ocena wymaga sprawdzenia całej oferty, organizacji i powtarzalności.

To rozróżnienie ma skutki administracyjne i podatkowe. Usługi hotelarskie można świadczyć również w innych obiektach niż skategoryzowane hotele, ale obiekt powinien spełniać minimalne wymagania wyposażenia oraz wymagania sanitarne i przeciwpożarowe, a właściwy wójt, burmistrz albo prezydent miasta prowadzi jego ewidencję. Samo użycie w ogłoszeniu słowa „apartament” nie tworzy kategorii obiektu hotelarskiego ani nie zwalnia z obowiązków.

Osobno ustala się, czy aktywność jest działalnością gospodarczą. Liczą się cechy ustawowe i faktyczne: zorganizowanie, zarobkowość, ciągłość, działanie we własnym imieniu, liczba lokali, powtarzalność obsługi i sposób organizacji. Nie istnieje bezpieczna reguła, że „do określonej liczby dni” zawsze mamy najem prywatny albo że każda rezerwacja platformowa zawsze oznacza firmę.

Macierz kwalifikacyjna dla właściciela

2. Granica kompetencji wspólnoty: lokal prywatny i nieruchomość wspólna

Właściciel korzysta z lokalu w granicach ustaw i zasad współżycia społecznego oraz może pobierać z niego pożytki. Jednocześnie udział w nieruchomości wspólnej wiąże go z reżimem ustawy o własności lokali. Wspólnota zarządza tym, co służy wszystkim lub więcej niż jednemu lokalowi: konstrukcją budynku, klatkami, korytarzami, windami, drzwiami wejściowymi, dachem, instalacjami wspólnymi i gruntem.

Art. 22 UWL rozróżnia czynności zwykłego zarządu i czynności przekraczające zwykły zarząd. Uchwały właścicieli służą podejmowaniu decyzji o nieruchomości wspólnej. Nie przenoszą na wspólnotę kompetencji do reglamentowania sposobu korzystania z odrębnej własności tylko dlatego, że sąsiadom dana aktywność się nie podoba.

W wyroku IV CSKP 20/21 Sąd Najwyższy wyjaśnił, że wspólnota nie może uchwałą ustanowić generalnego zakazu krótkoterminowego wynajmowania lokali. Taka ingerencja dotyczy istoty uprawnień właściciela i nie mieści się w zarządzie nieruchomością wspólną. SN nie powiedział jednak, że właścicielowi wolno wszystko. Wskazał pośrednio właściwy kierunek: stosowanie środków przewidzianych dla konkretnych naruszeń oraz rozliczanie kosztów na podstawie ustawy.

Co wspólnota może uregulować

• zakaz pozostawiania bagaży, rowerów i odpadów na drogach komunikacji i ewakuacji;
• zasady ciszy nocnej i reagowania na hałas, jednakowe dla właścicieli, najemców i gości;
• ochronę kluczy, breloków i kodów oraz zakaz ich oznaczania pełnym adresem;
• korzystanie z garażu, windy, dziedzińca, placu zabaw i pomieszczeń technicznych;
• procedurę zgłaszania awarii, zagrożeń i szkód w częściach wspólnych;
• zasady wykonywania dostaw, sprzątania i wynoszenia odpadów w częściach wspólnych;
• neutralne wymogi bezpieczeństwa odnoszące się do wszystkich osób przebywających w budynku.

Czego regulamin nie powinien robić

• uzależniać każdej rezerwacji od zgody zarządu;
• ustanawiać generalnego zakazu oddawania lokalu na krótkie pobyty;
• żądać od wspólnoty zatwierdzania tożsamości każdego gościa bez wyraźnej podstawy;
• nakładać „kary umowne” na właściciela, z którym wspólnota nie zawarła umowy przewidującej taką karę;
• różnicować zachowania wyłącznie ze względu na to, czy osoba jest stałym mieszkańcem, czy gościem;
• przenosić na właściciela dowolnych kosztów bez wykazania podstawy, wysokości i związku z jego lokalem.

3. Art. 12 i 13 UWL: codzienne obowiązki właściciela

Art. 12 ust. 1 UWL zapewnia właścicielowi prawo współkorzystania z nieruchomości wspólnej zgodnie z jej przeznaczeniem. Prawo to przysługuje także osobom, którym właściciel udostępnia lokal, lecz nie oznacza dowolności. Korytarz pozostaje drogą komunikacji, nie poczekalnią lub przechowalnią bagażu. Garaż nie staje się strefą odbioru imprezowych grup, a pomieszczenie techniczne nie może służyć do przechowywania zapasowych kluczy.

Art. 13 ust. 1 nakazuje właścicielowi ponosić wydatki związane z utrzymaniem jego lokalu, utrzymywać go w należytym stanie, przestrzegać porządku domowego, uczestniczyć w kosztach zarządu, korzystać z nieruchomości wspólnej w sposób nieutrudniający korzystania przez innych i współdziałać w ochronie wspólnego dobra. Właściciel nie uwalnia się od tych obowiązków, powierzając obsługę operatorowi albo wskazując, że hałasowali goście. Powinien zorganizować usługę tak, aby ryzyko było kontrolowane.

W praktyce oznacza to potrzebę wprowadzenia instrukcji dla gości, szybkiego kontaktu alarmowego, bezpiecznego wydawania dostępu, limitu osób zgodnego z warunkami lokalu oraz reagowania na każde wiarygodne zgłoszenie. Wspólnota może oczekiwać konkretnego sposobu usunięcia naruszeń, ale powinna komunikować fakty: datę, miejsce, zachowanie i skutek, a nie ogólną ocenę typu „goście są uciążliwi”.

4. Immisje, hałas i korzystanie z lokalu ponad przeciętną miarę

Art. 144 KC zakazuje oddziaływania na nieruchomości sąsiednie ponad przeciętną miarę wynikającą ze społeczno-gospodarczego przeznaczenia nieruchomości i stosunków miejscowych. Hałas, wibracje, dym, zapachy, intensywny ruch pod drzwiami czy uporczywe domofonowanie do obcych mieszkań mogą być immisjami pośrednimi. Nie każda niedogodność jest jednak bezprawna. Sąd ocenia częstotliwość, porę, natężenie, charakter budynku, powtarzalność i realny wpływ na korzystanie z mieszkań.

Właściciel dotknięty immisjami może dochodzić roszczenia negatoryjnego z art. 222 § 2 KC: przywrócenia stanu zgodnego z prawem i zaniechania naruszeń. Treścią żądania powinny być działania usuwające problem, a nie automatycznie zakaz każdej formy wynajmowania. Możliwe jest na przykład żądanie zaprzestania organizowania imprez, ograniczenia hałasu nocnego, zabezpieczenia drzwi albo zmiany sposobu wydawania kodów.

Jeżeli powstała szkoda, w grę może wchodzić odpowiedzialność odszkodowawcza, w tym art. 415 KC. Trzeba wykazać zdarzenie, bezprawność i winę, szkodę oraz związek przyczynowy. Sam fakt, że sprawca był gościem konkretnego lokalu, nie przesądza automatycznie odpowiedzialności właściciela za każde jego zachowanie. Znaczenie ma jednak także własne zaniedbanie właściciela: ignorowanie serii zgłoszeń, brak procedury alarmowej czy udostępnienie nieskutecznie zabezpieczonych kodów.

Jak dokumentować zakłócenia

1. Prowadzić rejestr zdarzeń: data, godzina, miejsce, opis, osoba zgłaszająca i podjęta reakcja.
2. Zachowywać korespondencję oraz numery interwencji policji, straży miejskiej, pogotowia lub straży pożarnej.
3. Fotografować szkody i przeszkody na drogach ewakuacyjnych, nie zaś osoby w miejscach wymagających prywatności.
4. Gromadzić faktury za naprawy, dodatkowe sprzątanie, ochronę lub serwis zamka.
5. Zabezpieczać nagrania monitoringu zgodnie z celem, retencją i zasadami RODO.
6. Wskazywać, dlaczego zdarzenie można przypisać do określonego lokalu; przypuszczenie nie wystarcza.

Nagranie telefonu z wnętrza mieszkania może pokazać natężenie hałasu, ale aplikacja w telefonie zwykle nie zastępuje profesjonalnego pomiaru. Zeznania kilku mieszkańców, powtarzalne interwencje i spójna dokumentacja są silniejsze niż seria emocjonalnych wpisów na grupie internetowej.

5. Koszty: kiedy można obciążyć lokal bardziej

Zasadą z art. 12 ust. 2 UWL jest ponoszenie wydatków i ciężarów dotyczących nieruchomości wspólnej w stosunku do udziałów. Wyjątek z art. 12 ust. 3 pozwala uchwałą zwiększyć obciążenie właścicieli lokali użytkowych, jeżeli uzasadnia to sposób korzystania z tych lokali. Przepis nie ustanawia sankcji za działalność ani źródła dodatkowego dochodu wspólnoty.

Najpierw trzeba ustalić, czy lokal ma charakter użytkowy w rozumieniu tej podstawy i czy konkretny sposób korzystania rzeczywiście zwiększa koszt wspólny. Następnie trzeba określić rodzaj i wysokość wzrostu. Może chodzić o dodatkowe sprzątanie, zużycie elementów kontroli dostępu, częstszy serwis drzwi albo większą ilość odpadów, o ile wspólnota posiada wiarygodne dane. Nie wolno mechanicznie zakładać, że każda rezerwacja powoduje taki sam koszt.

Bezpieczny model kalkulacji

1. Wyodrębnić koszt wspólny, który realnie wzrósł.
2. Porównać okres referencyjny i okres intensywnego używania, z uwzględnieniem cen i sezonowości.
3. Ustalić miernik związku z danym sposobem korzystania, np. liczba interwencji lub dodatkowych usług.
4. Wyłączyć wydatki, które wspólnota i tak poniosłaby niezależnie od lokalu.
5. Opisać metodę i dowody w uzasadnieniu uchwały.
6. Przewidzieć okresową weryfikację, zamiast bezterminowej stawki.

Jeżeli koszt wynika z pojedynczej szkody, właściwsze może być roszczenie o jej naprawienie niż zmiana stałych obciążeń. Jeżeli źródła dodatkowego kosztu nie da się przypisać, wspólnota nie powinna opierać uchwały na stereotypie. Uchwałę można zaskarżyć w terminie sześciu tygodni na podstawie art. 25 UWL, między innymi z powodu sprzeczności z prawem, naruszenia zasad prawidłowego zarządzania lub interesów właściciela.

6. Art. 16 UWL: licytacyjna sprzedaż jako środek ostateczny

Jeżeli właściciel długotrwale zalega z opłatami albo wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko porządkowi domowemu, bądź przez niewłaściwe zachowanie czyni korzystanie z innych lokali lub nieruchomości wspólnej uciążliwym, wspólnota może w procesie żądać sprzedaży lokalu w drodze licytacji. Jest to najdalej idąca ingerencja przewidziana w UWL.

Samo prowadzenie legalnej aktywności, rotacja gości czy pojedynczy incydent nie zastępują ustawowych przesłanek. Wspólnota powinna wykazać kwalifikowany, powtarzalny charakter zachowań, ich związek z właścicielem lub sposobem organizacji korzystania z lokalu oraz nieskuteczność łagodniejszych działań. Potrzebna jest uchwała właścicieli upoważniająca zarząd do wytoczenia powództwa, a o sprzedaży decyduje sąd po przeprowadzeniu postępowania dowodowego.

Dobra teczka przedprocesowa zawiera chronologię, wezwania, odpowiedzi, protokoły zebrań, interwencje służb, dowody szkód i prób ich usunięcia. Nadużycie art. 16 jako środka nacisku może prowadzić do przegranej, kosztów procesu i zaostrzenia konfliktu.

7. Wymagania hotelarskie, ewidencja i nazwy obiektów

Ustawa o usługach hotelarskich rozróżnia obiekty hotelarskie podlegające zaszeregowaniu i kategoryzacji oraz inne obiekty, w których mogą być świadczone usługi hotelarskie. Dla „innych obiektów” znaczenie ma ewidencja prowadzona przez gminę właściwą dla położenia obiektu. Przedsiębiorca lub rolnik zamierzający świadczyć takie usługi powinien zgłosić obiekt do ewidencji przed rozpoczęciem świadczenia, zgodnie z ustawą i właściwymi przepisami wykonawczymi.

Obiekt musi spełniać wymagania minimalne dotyczące wyposażenia, a także wymagania sanitarne i przeciwpożarowe. Organ ewidencyjny może kontrolować obiekt w granicach swoich kompetencji. Nieprawidłowości nie upoważniają jednak zarządu wspólnoty do samodzielnego zamknięcia lokalu. Wspólnota może przekazać udokumentowane informacje właściwemu organowi, który stosuje ustawowe procedury.

Nazwy rodzajowe takie jak „hotel”, „motel”, „pensjonat” czy „schronisko” są związane z ustawowym systemem zaszeregowania. Marketing nie powinien sugerować kategorii, której obiekt nie ma. Neutralne handlowe określenie „apartament” nie rozstrzyga kwalifikacji, ale również nie usuwa obowiązków właściwych dla faktycznie świadczonej usługi.

Dokumenty operatora

• tytuł prawny do lokalu i umowa z właścicielem, jeżeli działa operator;
• potwierdzenie wymaganego wpisu do właściwej ewidencji, gdy model jest usługą hotelarską;
• dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań sanitarnych i przeciwpożarowych;
• regulamin usługi i warunki rezerwacji;
• procedura awaryjna, kontakt całodobowy i instrukcja dla gości;
• polityka prywatności, upoważnienia i umowy z podmiotami przetwarzającymi dane;
• ewidencja sprzedaży i dokumentacja podatkowa właściwa dla modelu;
• polisa uwzględniająca faktyczny sposób używania lokalu.

8. Prawo budowlane i bezpieczeństwo pożarowe

Art. 71 Prawa budowlanego wiąże zmianę sposobu użytkowania z podjęciem albo zaniechaniem działalności zmieniającej warunki bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotne, higieniczno-sanitarne, ochrony środowiska lub wielkość bądź układ obciążeń. Dlatego nie można przyjąć ani że każda krótka rezerwacja wymaga zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania, ani że usługa zakwaterowania nigdy takiej zmiany nie powoduje.

Znaczenie mają fakty: intensywność rotacji, liczba osób, adaptacje, sposób ewakuacji, zmiany instalacji, przechowywanie bielizny lub środków chemicznych, obecność recepcji, dodatkowe zabezpieczenia i wpływ na warunki pożarowe. Wątpliwości rozstrzyga się w postępowaniu przed właściwym organem administracji architektoniczno-budowlanej lub nadzoru budowlanego, a nie głosowaniem wspólnoty.

Właściciel lub zarządca budynku ma również obowiązki utrzymania obiektu w należytym stanie i przeprowadzania kontroli okresowych. Operator nie powinien zasłaniać czujek, blokować drzwi przeciwpożarowych ani przechowywać bagaży na drodze ewakuacyjnej. Informacja dla gości powinna wskazywać wyjście, numer alarmowy, zakaz używania otwartego ognia i sposób zgłoszenia awarii. Instrukcja musi odpowiadać realnemu budynkowi, a nie być kopiowana z innego obiektu.

9. Dane gości, kontrola dostępu i RODO

Operator przetwarzający dane rezerwującego i gości jest administratorem danych albo działa w złożonym modelu z platformą. Dla każdej kategorii danych powinien wskazać podstawę z art. 6 RODO. Najczęściej przetwarzanie danych rezerwującego jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy; niektóre dane wynikają z obowiązków prawnych, a bezpieczeństwo i dochodzenie roszczeń może opierać się na prawnie uzasadnionym interesie po przeprowadzeniu oceny.

Zasada minimalizacji wyklucza zbieranie danych „na wszelki wypadek”. Kopiowanie całego dowodu osobistego zwykle ujawnia więcej informacji, niż potrzeba do obsługi pobytu. Trzeba przekazać informację o administratorze, celach, podstawach, odbiorcach, retencji i prawach osoby. Dane należy chronić, ograniczyć dostęp personelu i usunąć po upływie właściwych terminów, chyba że nadal są potrzebne z powodu obowiązku prawnego lub roszczeń.

Wspólnota także jest administratorem danych w zakresie własnych procesów. Nie ma ogólnej podstawy do otrzymywania od operatora kopii dokumentów gości, informacji o celu podróży ani pełnego kalendarza pobytów. Jeżeli kontrola dostępu wymaga czasowego identyfikatora, należy rozważyć, czy wystarczy numer lokalu, okres ważności i techniczny identyfikator, bez imienia i nazwiska. Dostęp do rejestru powinien mieć ograniczony krąg osób, a czas przechowywania trzeba uzasadnić.

Monitoring części wspólnych wymaga legalnego celu, proporcjonalności, informacji dla osób i właściwego ustawienia kamer. Kamera nie może obejmować wnętrza lokalu ani tworzyć stałego podglądu tego, kto i z kim przebywa w mieszkaniu. Nagrania udostępnia się wyłącznie na podstawie właściwej podstawy i w niezbędnym zakresie.

10. Podatki: PIT, VAT, opłaty lokalne i raportowanie platform

Podatkowa nazwa przychodu nie wynika wyłącznie z tytułu ogłoszenia. Najem prywatny, czyli poza działalnością gospodarczą, jest opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Według informacji Ministerstwa Finansów aktualnej na 20 sierpnia 2026 r. stawka wynosi 8,5% przychodu do 100 000 zł i 12,5% od nadwyżki. Dla małżonków pozostających we wspólności majątkowej, którzy skutecznie wybrali opodatkowanie całości przez jednego z nich, obowiązuje szczególna zasada limitu 200 000 zł.

Te stawki nie przesądzają, że każdy model krótkich pobytów jest najmem prywatnym. Jeżeli aktywność spełnia cechy działalności gospodarczej lub przychód pochodzi z usług zakwaterowania wykonywanych w jej ramach, trzeba zastosować reguły właściwe dla tej działalności. Przed uruchomieniem wielu lokali, stałej obsługi lub rozbudowanego pakietu usług potrzebna jest indywidualna kwalifikacja.

W VAT trzeba odróżnić wynajem nieruchomości mieszkalnej wyłącznie na cele mieszkaniowe od usług związanych z zakwaterowaniem. Zwolnienie dla najmu na cele mieszkaniowe nie rozciąga się automatycznie na krótkie pobyty o charakterze zakwaterowania. Usługi zakwaterowania sklasyfikowane w grupowaniu PKWiU 55 są co do zasady objęte stawką 8%, przy czym trzeba sprawdzić status podatnika, zakres świadczenia, zwolnienie podmiotowe i dokumentację. Usługi związane z nieruchomością opodatkowuje się zasadniczo w miejscu jej położenia.

Jeżeli platforma z siedzibą za granicą pobiera prowizję lub świadczy odrębne usługi, może powstać obowiązek rozliczenia importu usług niezależnie od korzystania ze zwolnienia w sprzedaży krajowej. To częsty obszar pomijany przez właścicieli. Zakres rejestracji VAT, ewidencji i kasy fiskalnej zależy od modelu płatności oraz obowiązujących zwolnień, dlatego powinien zostać sprawdzony przed pierwszą rezerwacją.

DAC7 nakłada obowiązki raportowe przede wszystkim na operatorów platform, którzy gromadzą i przekazują informacje o sprzedawcach, także udostępniających nieruchomości. Raportowanie nie tworzy nowego podatku, ale ułatwia porównanie danych z rozliczeniami. Nie przesądza także, że sprzedawca działa legalnie administracyjnie ani że wspólnota zaakceptowała sposób korzystania z części wspólnych.

Opłata miejscowa lub uzdrowiskowa nie obowiązuje wszędzie. Zależy od warunków ustawowych, statusu miejscowości i uchwał rady gminy. Rada może ustanowić inkasentów, wśród których bywają podmioty świadczące zakwaterowanie. Operator powinien sprawdzić BIP gminy, aktualną stawkę, zwolnienia, zasady poboru oraz terminy przekazania, zamiast posługiwać się regulaminem innego miasta.

11. Platformy i rozporządzenie (UE) 2024/1028

Rozporządzenie 2024/1028 jest stosowane od 20 maja 2026 r. i tworzy ramy zbierania oraz udostępniania danych dotyczących usług krótkoterminowego najmu zakwaterowania oferowanych przez platformy internetowe. Reguluje między innymi relację między procedurami rejestracji ustanowionymi przez właściwe organy a obowiązkami platform dotyczącymi numerów rejestracyjnych i danych o aktywności.

Rozporządzenie nie jest jednak ogólnym unijnym pozwoleniem ani zakazem najmu. Nie nakazuje samo z siebie każdemu polskiemu właścicielowi uzyskania numeru rejestracyjnego, jeżeli właściwy system krajowy lub lokalny go nie przewiduje. Nie rozszerza również kompetencji wspólnot mieszkaniowych. Krajowe zasady dostępu do rynku, planowania przestrzennego, mieszkalnictwa, bezpieczeństwa i podatków pozostają odrębnymi zagadnieniami.

Właściciel powinien podawać platformie dane zgodne z rzeczywistością, aktualizować wymagane informacje i nie używać numeru przypisanego innemu obiektowi. Zarząd wspólnoty nie powinien żądać dostępu do konta platformowego. Jeżeli potrzebuje dowodów w sporze o koszty lub uciążliwości, powinien korzystać z informacji adekwatnych do konkretnego celu i legalnie dostępnych.

12. Projekty polskich zmian w 2026 r. — czego jeszcze nie traktować jak prawa

W 2026 r. w Sejmie procedowane były projekty dotyczące usług hotelarskich, najmu krótkoterminowego, rejestru obiektów oraz mechanizmów kontroli. Na 23 sierpnia 2026 r. wskazane w źródłach sejmowych rozwiązania pozostawały projektami. Nie wolno więc przedstawiać projektowanej definicji, centralnego rejestru, limitu dni, numeru rejestracyjnego lub nowych kompetencji gminy jako powszechnie obowiązującego stanu prawnego.

Projekt może ulec zmianie na każdym etapie, a ustawa zaczyna obowiązywać zgodnie z przepisem o wejściu w życie dopiero po prawidłowym uchwaleniu, podpisaniu i ogłoszeniu. Artykuł publikowany później powinien zostać zaktualizowany na podstawie Dziennika Ustaw, nie komunikatu politycznego, założeń ani samego druku sejmowego.

Podobnie lokalne działania gmin trzeba oceniać na podstawie właściwej uchwały, jej podstawy ustawowej, publikacji i zakresu terytorialnego. Regulamin czystości, strefa parkowania, zasady opłaty miejscowej czy ograniczenia sprzedaży alkoholu mogą wpływać na obsługę gości, lecz nie tworzą same przez się ogólnego zakazu krótkich pobytów w mieszkaniach.

13. Procedura dla zarządu wspólnoty

1. Zidentyfikuj dobro wspólne. Ustal, czy problem dotyczy hałasu, windy, drzwi, odpadów, bezpieczeństwa, danych czy kosztów. Nie zaczynaj od etykiety „najem krótkoterminowy”.
2. Zweryfikuj kompetencję. Sprawdź, czy planowane działanie dotyczy zarządu nieruchomością wspólną. Jeżeli ma zakazywać właścicielowi korzystania z jego lokalu, ryzyko przekroczenia kompetencji jest wysokie.
3. Zbierz dowody. Uporządkuj zgłoszenia, interwencje, zdjęcia szkód, dokumenty napraw i dane o kosztach. Oddziel zdarzenia potwierdzone od przypuszczeń.
4. Wezwij właściciela. Opisz zdarzenia, wskaż naruszone zasady i oczekiwany sposób naprawy. Wyznacz realny termin i poproś o kontakt awaryjny.
5. Zastosuj środek adekwatny. Dla hałasu — interwencja i roszczenie; dla szkody — naprawienie; dla drzwi — zmiana systemu dostępu; dla zagrożenia pożarowego — zawiadomienie właściwego organu.
6. Skalkuluj koszty. Jeżeli rozważasz art. 12 ust. 3, przygotuj obliczenie oparte na fakturach i sposobie korzystania, nie na ryczałtowej karze.
7. Przygotuj uchwałę. Jej zakres, podstawa, uzasadnienie i wykonanie muszą mieścić się w UWL. Pamiętaj o ryzyku powództwa z art. 25.
8. Eskaluj stopniowo. Art. 16 pozostaw dla przypadków rażących lub uporczywych, popartych solidnym materiałem.

Wzór neutralnego komunikatu

W dniach … odnotowano następujące zdarzenia w części wspólnej: … . Naruszają one punkt … regulaminu oraz obowiązek korzystania z nieruchomości wspólnej w sposób nieutrudniający korzystania przez innych. Prosimy do dnia … o wskazanie osoby dostępnej w trybie awaryjnym i przedstawienie działań, które zapobiegną powtórzeniu zdarzeń. W załączeniu przekazujemy zestawienie zgłoszeń i kosztów. Pismo nie kwestionuje prawa do rozporządzania lokalem; dotyczy wyłącznie opisanych zachowań i ochrony nieruchomości wspólnej.

14. Procedura dla właściciela lub operatora

1. Ustal prawidłową kwalifikację usługi oraz status działalności i podatnika.
2. Sprawdź ewidencję gminną, wymagania sanitarne, przeciwpożarowe i ewentualną zmianę sposobu użytkowania.
3. Przeczytaj statutowe dokumenty budynku, uchwały i regulamin części wspólnych.
4. Zaprojektuj bezpieczny dostęp: indywidualne, czasowe kody; bez skrytek blokujących przejście; natychmiastowe unieważnianie utraconych nośników.
5. Przekaż gościom krótką, konkretną instrukcję o ciszy, odpadach, parkowaniu, ewakuacji i częściach niedostępnych.
6. Zapewnij telefon alarmowy obsługiwany realnie przez całą dobę podczas pobytu.
7. Ustal limit osób odpowiadający warunkom lokalu i nie reklamuj możliwości organizowania imprez.
8. Zawrzyj z operatorem umowę określającą odpowiedzialność, dane, naprawy, reklamacje i kontakt ze wspólnotą.
9. Sprawdź polisę. Standardowe ubezpieczenie mieszkania może wyłączać szkody związane z działalnością lub odpłatnym zakwaterowaniem.
10. Reaguj pisemnie na zgłoszenia: żądaj faktów, zabezpiecz dane platformy i wdrażaj środki korygujące.

15. Drabina interwencji: od incydentu do sądu

16. Najczęstsze błędy

„Większość zagłosowała, więc możemy zakazać”

Większość nie może głosowaniem rozszerzyć ustawowych kompetencji wspólnoty. Uchwała ingerująca w korzystanie z odrębnego lokalu może być zaskarżona, nawet jeżeli poparła ją zdecydowana większość udziałów.

„Skoro działalność jest uciążliwa, doliczymy podwójną zaliczkę”

Zaliczka ma odpowiadać kosztom. Zwiększenie obciążenia wymaga podstawy i wykazania, dlaczego konkretny sposób używania powoduje wyższy koszt. Podwójna stawka bez kalkulacji wygląda jak sankcja.

„Platforma pobiera podatek, więc właściciel nic nie rozlicza”

Platforma może pobierać prowizję, raportować dane i w niektórych modelach pośredniczyć w rozliczeniach, ale nie usuwa to automatycznie obowiązków właściciela w PIT, VAT, opłatach lokalnych i ewidencji sprzedaży.

„RODO zabrania zbierania jakichkolwiek danych”

RODO nie zakazuje danych potrzebnych do umowy, obowiązku prawnego lub ochrony uzasadnionych interesów. Wymaga podstawy, przejrzystości, minimalizacji i bezpieczeństwa. Problemem jest nadmiar, nie samo prawidłowe przetwarzanie.

„Unijne rozporządzenie od maja 2026 r. zalegalizowało każdy najem”

Rozporządzenie 2024/1028 reguluje dane i platformy. Nie zastępuje polskich wymogów hotelarskich, budowlanych, podatkowych ani cywilnych i nie daje immunitetu wobec roszczeń sąsiadów.

17. Checklista uchwały lub regulaminu wspólnoty

• Czy przepis dotyczy części wspólnej, a nie istoty korzystania z prywatnego lokalu?
• Czy opisuje zachowanie, a nie piętnuje określoną grupę użytkowników?
• Czy obowiązuje jednakowo mieszkańców, najemców, gości i wykonawców tam, gdzie ich sytuacja jest porównywalna?
• Czy ograniczenie jest potrzebne, proporcjonalne i możliwe do wykonania?
• Czy wspólnota posiada dowody problemu i jego skali?
• Czy obciążenie finansowe odpowiada rzeczywistemu kosztowi?
• Czy zasady dostępu i monitoringu spełniają wymogi ochrony danych?
• Czy projekt został przeanalizowany pod kątem art. 25 UWL i wyroku IV CSKP 20/21?
• Czy wskazano organ wykonujący uchwałę i tryb odwołania lub wyjaśnienia?
• Czy nie użyto pojęć projektowanych regulacji tak, jakby już obowiązywały?

18. Checklista przed uruchomieniem krótkich pobytów

• kwalifikacja cywilna, administracyjna i podatkowa modelu;
• weryfikacja ewidencji gminnej i aktualnych uchwał lokalnych w BIP;
• ocena wymagań sanitarnych i przeciwpożarowych;
• ocena, czy faktyczna zmiana warunków wymaga działania na podstawie Prawa budowlanego;
• zgodny z UWL regulamin korzystania z części wspólnych;
• czasowe kody, ewidencja nośników i procedura ich unieważniania;
• instrukcja ewakuacji i awaryjny kontakt dostępny podczas pobytu;
• przejrzysty regulamin dla gości i zakaz imprez;
• polityka RODO, minimalizacja danych i umowy powierzenia;
• PIT, VAT, import usług platformy, ewidencja sprzedaży i opłaty lokalne;
• ubezpieczenie obejmujące faktyczny sposób korzystania;
• procedura reklamacji wspólnoty i usuwania szkód.

19. FAQ

Czy wspólnota może całkowicie zakazać najmu krótkoterminowego?

Nie powinna ustanawiać takiego generalnego zakazu uchwałą. Według SN, IV CSKP 20/21, wykracza to poza zarząd nieruchomością wspólną i ingeruje w prawo własności. Wspólnota może natomiast regulować części wspólne i reagować na konkretne naruszenia.

Czy do każdej rezerwacji potrzebna jest zgoda zarządu?

Ustawa o własności lokali nie tworzy takiego ogólnego wymogu. Odmienną kwestią są obowiązki administracyjne właściciela lub operatora oraz ważne ograniczenia wynikające z prawa publicznego.

Czy wspólnota może wymagać numeru telefonu do operatora?

Może uzasadniać potrzebę kontaktu ochroną nieruchomości wspólnej i szybkim usuwaniem awarii. Zakres danych powinien być minimalny, cel jasno określony, a dostęp ograniczony. Warto, aby właściciel dobrowolnie zapewnił skuteczny numer alarmowy.

Czy może żądać listy wszystkich gości?

Nie ma ogólnego prawa do pełnej listy. Każde żądanie wymaga podstawy, celu, konieczności i proporcjonalności. Zwykle bezpieczeństwo dostępu można zapewnić przy użyciu mniej ingerujących danych.

Czy art. 12 ust. 3 pozwala naliczyć stałą opłatę „za Airbnb”?

Nie jako karę. Zwiększone obciążenie musi wynikać ze sposobu korzystania z lokalu i odpowiadać rzeczywistym dodatkowym kosztom. Potrzebna jest uchwała i rzetelna kalkulacja.

Czy każdy najem na jedną noc jest usługą hotelarską?

Nie należy rozstrzygać wyłącznie według liczby nocy. Ustawa posługuje się pojęciem krótkotrwałego, ogólnie dostępnego wynajmowania miejsc noclegowych i usług związanych. Liczy się faktyczny model.

Czy lokal trzeba zgłosić do gminnej ewidencji?

Jeżeli są w nim świadczone usługi hotelarskie jako w „innym obiekcie”, znaczenie ma ewidencja prowadzona przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. Zwykłej umowy najmu nie należy automatycznie utożsamiać z usługą hotelarską.

Czy rozpoczęcie krótkich pobytów zawsze wymaga zmiany sposobu użytkowania?

Nie zawsze i nie nigdy. Art. 71 Prawa budowlanego wymaga zbadania, czy faktycznie zmieniają się wskazane w nim warunki, w szczególności bezpieczeństwo pożarowe, sanitarne lub układ obciążeń.

Czy rozporządzenie UE wymaga od każdego gospodarza numeru rejestracyjnego?

Nie samo przez się. Rozporządzenie 2024/1028 określa ramy działania platform i procedur rejestracyjnych tam, gdzie zostały ustanowione przez właściwe organy.

Czy dane raportowane w DAC7 oznaczają automatycznie podatek do zapłaty?

Raportowanie dostarcza administracji informacji, ale obowiązek i wysokość podatku wynikają z przepisów podatkowych oraz konkretnego stanu faktycznego. DAC7 nie jest odrębnym podatkiem.

Jak szybko zaskarżyć uchwałę?

Powództwo z art. 25 UWL wnosi się co do zasady w terminie sześciu tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia właściciela o uchwale podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów. Sam pozew nie zawsze automatycznie wstrzymuje wykonanie; warto rozważyć odpowiedni wniosek.

Kiedy możliwa jest sprzedaż lokalu z art. 16 UWL?

Przy długotrwałych zaległościach albo rażącym lub uporczywym naruszaniu porządku bądź czynieniu korzystania z innych lokali lub części wspólnych uciążliwym. Potrzebna jest uchwała i wyrok sądu; to rozwiązanie wyjątkowe.

Czy właściciel odpowiada za każdą szkodę gościa?

Nie automatycznie za sam fakt własności. Trzeba ustalić sprawcę i podstawę odpowiedzialności. Właściciel może jednak odpowiadać za własne zawinione zaniedbania, a umowa z gościem lub operatorem może regulować regres i obowiązek naprawienia szkody.

20. Podsumowanie

Skuteczna polityka wspólnoty wobec krótkich pobytów nie powinna zaczynać się od zakazu. Powinna zaczynać się od rozdzielenia lokalu prywatnego i części wspólnej, opisania rzeczywistych problemów, zebrania dowodów i wyboru właściwego środka. Hałas zwalcza się jako hałas, szkody jako szkody, niebezpieczny dostęp przez zmianę systemu dostępu, a podejrzenie naruszenia wymogów administracyjnych kieruje do właściwego organu.

Właściciel lub operator powinien z kolei potraktować wspólnotę jak partnera w zarządzaniu ryzykiem, nie przeszkodę. Prawidłowa kwalifikacja usługi, ewidencja, bezpieczeństwo, podatki, ochrona danych i szybka reakcja na skargi ograniczają ryzyko procesowe i biznesowe. Platforma nie zastępuje tych obowiązków.

Najtrwalsze rozwiązania są neutralne i mierzalne: jednakowe zasady porządku, indywidualne kody, całodobowy kontakt, udokumentowane koszty, stopniowanie reakcji i okresowy przegląd. To model zgodny z ustawą o własności lokali, respektujący prawo własności, a zarazem realnie chroniący mieszkańców.

Podstawy prawne i źródła urzędowe

• ustawa o własności lokali, tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 232 — art. 12, 13, 16, 22, 23 i 25;
• Kodeks cywilny, tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 795 — art. 140, 144, 222 § 2, 415 oraz przepisy o najmie;
• wyrok Sądu Najwyższego z 12 stycznia 2021 r., IV CSKP 20/21 — granice uchwały wspólnoty i generalnego zakazu;
• ustawa o usługach hotelarskich, tekst jedn. Dz.U. 2023 poz. 1944 — wymagania i ewidencja innych obiektów;
• Prawo budowlane, tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 524 — utrzymanie obiektu i zmiana sposobu użytkowania;
• rozporządzenie (UE) 2024/1028 — dane dotyczące usług krótkoterminowego najmu zakwaterowania;
• RODO, rozporządzenie (UE) 2016/679;
• TSUE, sprawy połączone C-724/18 i C-727/18, Cali Apartments — warunki proporcjonalnej publicznoprawnej reglamentacji;
• Ministerstwo Finansów: dochody z najmu;
• Ministerstwo Finansów: DPI i DAC7;
• interpretacja ogólna MF dotycząca VAT i wynajmu na cele mieszkaniowe;
• Sejm RP: projekt nr 2353 oraz strona rządowego projektu — wyłącznie jako źródła informacji o niezakończonym procesie legislacyjnym na 23 sierpnia 2026 r.

Uwaga praktyczna: przed podjęciem uchwały, rozpoczęciem działalności albo skierowaniem pozwu należy zestawić powyższe reguły z dokumentami konkretnej nieruchomości i aktualnym prawem miejscowym. Projekty ustaw oraz lokalne komunikaty nie zastępują przepisów ogłoszonych we właściwym dzienniku urzędowym.