Zarządca przymusowy i sytuacje kryzysowe we wspólnocie — kiedy sąd ingeruje w zarząd

Zarządca przymusowy nie jest sposobem na wygranie konfliktu sąsiedzkiego. Jest sądowym środkiem naprawczym na sytuację, w której wspólnota nie ma zarządu albo istniejący zarząd nie wykonuje obowiązków lub prowadzi gospodarkę w sposób nieprawidłowy. Zanim właściciel złoży wniosek, powinien ustalić właściwy model zarządu, nazwać konkretną przesłankę z art. 26 ustawy o własności lokali i zgromadzić dowody pokazujące rzeczywistą dysfunkcję. Sąd nie poprzestaje na ocenie relacji między ludźmi: bada, czy ingerencja jest potrzebna dla prawidłowego zarządu nieruchomością wspólną.

Wniosek z art. 26 UWL powinien przekładać ogólne zarzuty na daty, dokumenty, skutki finansowe lub techniczne i konkretne obowiązki, których nie wykonano.

Podstawa prawna: co dokładnie wynika z art. 26 UWL

Według art. 26 ust. 1 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (dalej: UWL) każdy właściciel lokalu może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego, jeżeli:

1. zarząd nie został powołany,
2. zarząd został powołany, ale nie wypełnia swoich obowiązków, albo
3. zarząd narusza zasady prawidłowej gospodarki.

Są to przesłanki alternatywne. Nie trzeba wykazywać ich wszystkich jednocześnie. Trzeba natomiast udowodnić fakty pozwalające sądowi przyporządkować sytuację wspólnoty do co najmniej jednej z nich. Ten sam przepis stanowi, że sąd określa zakres uprawnień zarządcy oraz należne mu wynagrodzenie, a gdy przyczyny powołania ustaną — odwołuje zarządcę.

Ustawowe sformułowanie ma dwa praktyczne skutki. Po pierwsze, właściciel nie może skutecznie ograniczyć wniosku do zdania, że „nie ufa zarządowi”. Powinien wskazać, co zarząd miał zrobić, czego nie zrobił albo dlaczego podjęte działania naruszają standard prawidłowej gospodarki. Po drugie, kompetencje zarządcy przymusowego nie wynikają z samej nazwy funkcji. Ich podstawowym źródłem jest postanowienie sądu, odczytywane wraz z UWL i odpowiednio stosowanymi przepisami Kodeksu postępowania cywilnego.

Najpierw ustal, czy art. 26 UWL w ogóle ma zastosowanie

Przed przygotowaniem wniosku należy zbadać stan prawny nieruchomości. Znaczenie mają przede wszystkim: liczba lokali, akty ustanawiające ich odrębną własność, księga wieczysta nieruchomości wspólnej, umowa określająca sposób zarządu, uchwały o wyborze zarządu oraz ewentualne postanowienia sądowe. Potoczne posługiwanie się nazwą „wspólnota” nie przesądza jeszcze o właściwej podstawie prawnej.

Postanowienie Sądu Najwyższego z 11 marca 2020 r., II CZ 6/20, pokazuje wagę prawidłowej kwalifikacji. W sprawie występowały wątpliwości, czy podstawą ingerencji powinien być art. 26 UWL, czy przepisy Kodeksu cywilnego o zarządzie rzeczą wspólną. Wniosek praktyczny jest prosty: sąd nie jest związany samą etykietą prawną nadaną żądaniu przez właściciela, a błędne rozpoznanie reżimu zarządu może skierować całą sprawę na niewłaściwy tor.

Trzeba też odróżnić:

• zarząd wspólnoty wybrany uchwałą na podstawie art. 20 UWL;
• zarząd powierzony osobie fizycznej albo prawnej w umowie zawartej w formie aktu notarialnego zgodnie z art. 18 ust. 1 UWL;
• administratora lub zarządcę kontraktowego, który wykonuje usługę na podstawie umowy, ale nie musi zastępować ustawowego zarządu;
• zarządcę przymusowego ustanowionego przez sąd na podstawie art. 26 UWL.

To rozróżnienie wpływa na oznaczenie uczestników, opis dotychczasowego sposobu zarządu, zakres żądania oraz ocenę, czy prostsza uchwała właścicieli może usunąć problem.

Pierwsza przesłanka: zarząd nie został powołany

Właściciele lokali w nieruchomości, w której liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych jest większa niż trzy, mają obowiązek podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego albo kilkuosobowego zarządu, jeżeli sposobu zarządu nie określono w umowie zgodnie z art. 18 ust. 1 UWL. Brak zarządu może zatem oznaczać nie tylko to, że nigdy go nie wybrano, lecz także sytuację, w której po rezygnacji albo odwołaniu wszystkich członków nie uzupełniono składu i wspólnota nie ma organu zdolnego do działania.

We wniosku warto wykazać chronologię: kiedy powstała wspólnota, jaki sposób zarządu wynika z dokumentów, jakie uchwały podejmowano, kiedy mandaty wygasły lub członkowie złożyli rezygnacje, jakie próby wyboru nowego zarządu podjęto oraz dlaczego nie doprowadziły one do skutku. Przekonującym dowodem będą protokoły zebrań, karty do głosowania, zawiadomienia, pisma rezygnacyjne i korespondencja z właścicielami.

Brak organu nie zawsze wymaga długotrwałego historycznego paraliżu. Znaczenie ma także pilność spraw, które pozostały bez osoby uprawnionej do działania: awaria instalacji, brak dostępu do rachunku, wygasające ubezpieczenie, niewykonanie prawomocnego nakazu albo termin na wniesienie środka procesowego. Im bardziej konkretne i poważne następstwa braku zarządu, tym pełniejszy obraz potrzeby ingerencji sądu.

Druga przesłanka: zarząd nie wypełnia obowiązków

Ocena tej przesłanki zaczyna się od identyfikacji obowiązku. UWL nakłada na zarząd lub zarządcę między innymi obowiązek prowadzenia określonej przez wspólnotę ewidencji pozaksięgowej kosztów i zaliczek, sporządzenia protokołu przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej, przechowywania dokumentacji technicznej, prowadzenia i aktualizowania spisu właścicieli i udziałów, dokonywania rozliczeń przez rachunek bankowy, składania rocznego sprawozdania oraz zwołania corocznego zebrania nie później niż w pierwszym kwartale roku.

Nie każde uchybienie ma jednak tę samą wagę. Sąd będzie oceniał rodzaj obowiązku, czas trwania naruszenia, możliwość jego usunięcia, skutki dla wspólnoty i reakcję zarządu na wezwania. Inaczej należy ocenić jednorazowe spóźnienie szybko naprawione, a inaczej wieloletni brak sprawozdań, nieprzekazywanie dokumentów, niewykonywanie koniecznych przeglądów lub całkowite zaprzestanie obsługi zobowiązań wspólnoty.

Przykładowy materiał dowodowy może obejmować:

• wezwania do przedstawienia ewidencji, faktur, umów i wyciągów oraz odpowiedzi zarządu albo dowody braku reakcji;
• protokoły rocznych zebrań pokazujące brak sprawozdania lub brak rozliczenia;
• korespondencję banku, ubezpieczyciela, dostawców mediów lub wykonawców wskazującą na zaległości i ryzyko wypowiedzenia umów;
• protokoły kontroli technicznych, decyzje organów, ekspertyzy i dokumentację fotograficzną usterek;
• prawomocne orzeczenia lub decyzje, których wspólnota nie wykonała;
• dowody utraty terminów sądowych, administracyjnych lub umownych na skutek bezczynności;
• uchwały zobowiązujące zarząd do określonego działania i dowody ich niewykonania.

Trzecia przesłanka: naruszenie zasad prawidłowej gospodarki

„Zasady prawidłowej gospodarki” są klauzulą wymagającą odniesienia do realiów konkretnej nieruchomości. Nie chodzi o abstrakcyjne przekonanie, że inna decyzja byłaby lepsza. Trzeba wykazać, że sposób działania lub zaniechania zarządu jest nieracjonalny z punktu widzenia ochrony nieruchomości wspólnej, bezpieczeństwa, finansów, ciągłości usług albo interesu wspólnoty jako całości.

Znaczenie mogą mieć między innymi: zawieranie umów bez wymaganej zgody właścicieli, zaciąganie nieuzasadnionych zobowiązań, ignorowanie istotnie korzystniejszych ofert bez racjonalnego wyjaśnienia, finansowanie wydatków niezwiązanych z nieruchomością wspólną, tolerowanie konfliktów interesów, dopuszczenie do przedawnienia należności, brak reakcji na poważne usterki lub prowadzenie prac bez odpowiedniej podstawy i kontroli.

Przy zarzucie niegospodarności szczególnie ważne jest porównanie. Sama wysoka cena remontu nie dowodzi naruszenia, jeżeli wynikała z zakresu prac, pilności, standardu technicznego albo warunków rynkowych. Mocniejszy materiał powstaje, gdy właściciel zestawia specyfikację, konkurencyjne oferty, kosztorys, uchwałę, umowę, faktury i efekt prac. Podobnie sam fakt zawarcia umowy z podmiotem powiązanym nie rozstrzyga sprawy, lecz w połączeniu z brakiem procedury wyboru, rażąco niekorzystnymi warunkami i ukryciem informacji może mieć istotne znaczenie.

Kiedy konflikt właścicieli staje się prawnym paraliżem

Konflikt sam w sobie nie został wymieniony w art. 26 UWL. Może jednak prowadzić do sytuacji objętej tym przepisem, jeżeli jego skutkiem jest brak zarządu, trwałe niewykonywanie obowiązków albo naruszenie prawidłowej gospodarki. Istotne jest więc nie natężenie sporu, lecz jego przełożenie na funkcjonowanie nieruchomości.

Za systemową dysfunkcją mogą przemawiać powtarzające się nieudane wybory zarządu, brak osoby zdolnej do reprezentowania wspólnoty, niemożność realizacji podstawowych rozliczeń, trwała blokada dostępu do dokumentacji, brak decyzji w sprawie koniecznych prac albo prowadzenie równoległych, sprzecznych działań przez osoby roszczące sobie prawo do reprezentacji. Jeżeli natomiast większość jest zdolna odwołać zarząd i wybrać nowy, zwykły mechanizm uchwałowy może być wystarczający.

Kto może złożyć wniosek i kto uczestniczy w sprawie

Art. 26 ust. 1 UWL przyznaje legitymację każdemu właścicielowi lokalu. Właściciel nie musi posiadać określonego minimalnego udziału ani uzyskiwać poparcia większości. Powinien jednak wykazać własność, na przykład aktualnym odpisem księgi wieczystej lub innym odpowiednim dokumentem.

Odrębny przypadek reguluje art. 26 ust. 2 UWL. Dotychczasowy zarządca nieruchomości może wystąpić z żądaniem, jeżeli łącznie:

• minęły dwa lata od wyodrębnienia własności pierwszego lokalu;
• liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych jest większa niż trzy;
• właściciele nie wybrali zarządu ani nie powierzyli zarządu w umowie zawartej w formie aktu notarialnego;
• wnioskodawca zarządzał nieruchomością w dniu wyodrębnienia pierwszego lokalu i kontynuował ten zarząd przez co najmniej dwa lata.

Nie jest to ogólne uprawnienie każdego administratora. Każdy element szczególnej legitymacji trzeba udokumentować.

Sprawa toczy się w postępowaniu nieprocesowym. Zgodnie z art. 510 KPC zainteresowanym jest każdy, czyich praw dotyczy wynik postępowania. We wniosku należy wskazać wspólnotę oraz znane osoby, których praw wynik bezpośrednio dotyczy, zwłaszcza członków dotychczasowego zarządu lub podmiot sprawujący zarząd powierzony. Nie powinno się jednak formułować automatycznej, oderwanej od sprawy listy uczestników: zakres zainteresowanych zależy od modelu zarządu, treści żądania i potencjalnych skutków postanowienia. Jeżeli zainteresowany nie został wskazany, sąd ma obowiązek wezwać go do udziału, gdy ujawni się w toku sprawy.

Jaki sąd i jaki tryb postępowania

Sąd Najwyższy w postanowieniu z 17 kwietnia 2009 r., III CZ 15/09, jednoznacznie stwierdził, że ustanowienie zarządcy na podstawie art. 26 UWL następuje w postępowaniu nieprocesowym i mieści się w sprawach zarządu związanego ze współwłasnością, objętych art. 611–616 KPC. W pierwszej instancji właściwy jest co do zasady sąd rejonowy, a miejscowo — zgodnie z art. 606 KPC — sąd położenia nieruchomości. Sprawy z zakresu prawa rzeczowego rozpoznawane są na rozprawie, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Pismo jest zatem wnioskiem o ustanowienie zarządcy przymusowego, a nie pozwem przeciwko zarządowi. Powinno spełniać wymagania pisma procesowego i — stosownie do art. 511 KPC — zamiast pozwanego wymieniać zainteresowanych. Do wniosku należy dołączyć odpisy dla uczestników, dowody własności, dokumenty dotyczące zarządu i materiał potwierdzający przesłanki.

Od postanowienia sądu pierwszej instancji co do istoty sprawy przysługuje apelacja. Trzeba natomiast uwzględnić wniosek płynący z postanowienia III CZ 15/09: ponieważ jest to sprawa dotycząca zarządu związanego ze współwłasnością, skarga kasacyjna jest w tej kategorii niedopuszczalna na podstawie art. 519¹ § 4 pkt 2 KPC.

Jak zbudować wniosek o ustanowienie zarządcy przymusowego

1. Dokładnie oznacz nieruchomość i model zarządu

Podaj adres, numer księgi wieczystej nieruchomości wspólnej, dane wspólnoty i liczbę lokali. Wyjaśnij, czy działa zarząd z art. 20 UWL, zarząd powierzony z art. 18 UWL, czy też zarządu nie ma. Załącz dokumenty ustanawiające sposób zarządu i uchwały dotyczące składu.

2. Sformułuj precyzyjne żądanie

Żądanie powinno obejmować ustanowienie zarządcy przymusowego dla oznaczonej nieruchomości oraz proponowany zakres jego uprawnień. Można wskazać kandydaturę i przedłożyć informacje o doświadczeniu, organizacji pracy oraz ubezpieczeniu, ale propozycja właściciela nie wiąże sądu. Wybór osoby i ostateczna treść kompetencji należą do sądu.

3. Przypisz fakty do przesłanki ustawowej

Uzasadnienie powinno mieć chronologię. Dla każdego zarzutu należy wskazać datę lub okres, osobę odpowiedzialną, źródło obowiązku, dokument dowodowy, reakcję zarządu oraz skutek dla wspólnoty. Jeżeli występuje kilka przesłanek, warto omówić je osobno, zamiast łączyć wszystko w jeden opis konfliktu.

4. Wyjaśnij proporcjonalność ingerencji

Art. 26 UWL ingeruje w zwykły, właścicielski sposób sprawowania zarządu. Dlatego wniosek powinien pokazywać, dlaczego środki mniej ingerujące nie zadziałały albo nie odpowiadają charakterowi problemu. Znaczenie mogą mieć wezwania, próby zwołania zebrania, projekty uchwał, żądania kontroli dokumentów, audyt, próby uzupełnienia składu zarządu lub postępowania dotyczące konkretnych uchwał.

5. Zaproponuj mierzalny zakres pierwszych zadań

W zależności od sytuacji może chodzić o przejęcie dokumentacji i dostępów, zinwentaryzowanie zobowiązań, zabezpieczenie ciągłości umów, wykonanie pilnych zaleceń technicznych, sporządzenie stanu rozliczeń, odzyskanie należności, przygotowanie planu gospodarczego oraz przedstawienie sądowi i właścicielom raportu otwarcia. Nie należy jednak żądać „pełnej władzy bez ograniczeń”; lepszy jest zakres odpowiadający zidentyfikowanej dysfunkcji.

Dowody: co rzeczywiście przekonuje sąd

W nieprocesie sąd może prowadzić postępowanie dowodowe, ale ciężar przedstawienia spójnego materiału spoczywa praktycznie na wnioskodawcy. Dowody powinny nie tylko potwierdzać zdarzenie, lecz także pozwalać ocenić jego znaczenie dla zarządu nieruchomością.

Dokumentacja fotograficzna jest pomocna, ale przy kwestiach technicznych nie zawsze zastąpi protokół kontroli albo opinię osoby posiadającej odpowiednie kompetencje. Z kolei prywatna analiza księgowa nie wiąże sądu, może jednak uporządkować materiał i wskazać dokumenty wymagające dalszej oceny.

Zabezpieczenie na czas postępowania

Postępowanie o ustanowienie zarządcy może trwać, a kryzys nieruchomości może wymagać natychmiastowej reakcji. Wnioskodawca może zatem rozważyć wniosek o zabezpieczenie. Zgodnie z art. 730 i art. 730¹ KPC trzeba uprawdopodobnić roszczenie oraz interes prawny, czyli wykazać, że brak zabezpieczenia uniemożliwi lub poważnie utrudni osiągnięcie celu postępowania. Art. 755 KPC pozwala sądowi odpowiednio unormować prawa i obowiązki uczestników na czas procesu.

Żądanie zabezpieczenia powinno odpowiadać konkretnemu niebezpieczeństwu. Może dotyczyć przykładowo czasowego uregulowania dostępu do dokumentów i rachunków, zakazu określonego rozporządzenia środkami albo powierzenia ściśle wskazanych pilnych czynności — ale o dopuszczalności i sposobie zabezpieczenia zawsze rozstrzyga sąd. Nie ma ustawowego automatyzmu, zgodnie z którym samo złożenie wniosku zawiesza dotychczasowy zarząd albo ustanawia wskazaną przez właściciela osobę.

Wniosek o zabezpieczenie powinien wskazywać: konkretne zagrożenie, jego prawdopodobieństwo, skutki oczekiwania na orzeczenie końcowe, związek proponowanego środka z celem sprawy oraz proporcjonalność. Jeżeli zagrożeniem jest awaria, potrzebne będą dokumenty techniczne i koszt naprawy; jeżeli ryzyko wyprowadzenia środków — wyciągi, dyspozycje, umowy lub inne konkretne zdarzenia, a nie samo przypuszczenie.

Zakres uprawnień zarządcy po ustanowieniu

Art. 26 UWL nakazuje sądowi określić zakres uprawnień. Sąd Najwyższy w postanowieniu z 15 marca 2023 r., III CZ 177/22, wyjaśnił, że zarządca przymusowy zastępuje zarząd wspólnoty i jako jedyny reprezentuje ją na zewnątrz; dotychczasowy zarząd traci prawo reprezentacji. Nie oznacza to jednak, że każda możliwa czynność staje się automatycznie dowolną decyzją zarządcy.

Granice wyznaczają treść postanowienia, UWL oraz odpowiednio stosowane przepisy o zarządzie. Według SN zwykły zarząd obejmuje bieżące administrowanie, czynności faktyczne i prawne potrzebne do zachowania nieruchomości w stanie niepogorszonym. Art. 22 ust. 3 UWL zawiera otwarty katalog czynności przekraczających zwykły zarząd. Dlatego kwalifikacja zależy od właściwości nieruchomości, znaczenia czynności, rozmiaru zobowiązania i skutków dla właścicieli.

Odpowiednio stosowany art. 935 KPC przewiduje wykonywanie czynności potrzebnych do prawidłowej gospodarki, prowadzenie spraw wynikających z zarządu oraz ograniczenia dla zobowiązań i czynności przekraczających zwykły zarząd. W praktyce postanowienie powinno możliwie jasno regulować, które decyzje zarządca podejmuje sam, kiedy potrzebna jest zgoda właścicieli albo sądu, jak wygląda reprezentacja, raportowanie i dysponowanie rachunkiem.

Przejęcie zarządu: dokumenty, rachunki i reprezentacja

Po ustanowieniu zarządcy konieczne jest uporządkowane przejęcie funkcji. Powinno obejmować protokół zdawczo-odbiorczy, dokumentację techniczną, książkę obiektu, ewidencję kosztów i zaliczek, umowy, faktury, dokumenty pracownicze, akta sporów, klucze, pieczęcie, dostępy elektroniczne, rachunki bankowe, listę wierzytelności i zobowiązań oraz terminy, których wspólnota musi dochować.

Postanowienie III CZ 177/22 ma szczególne znaczenie dla kontrahentów i toczących się procesów: to zarządca przymusowy zastępuje zarząd i reprezentuje wspólnotę na zewnątrz. Bank, ubezpieczyciel, dostawcy, sądy i pełnomocnicy powinni otrzymać dokument potwierdzający ustanowienie i zakres umocowania. Pozostawienie równoległych dostępów osobom, które utraciły reprezentację, zwiększa ryzyko sprzecznych dyspozycji i sporów o skuteczność czynności.

Jeżeli zarządca napotyka przeszkody w objęciu zarządu, znaczenie mają odpowiednio stosowane przepisy KPC, w tym art. 933 przewidujący wprowadzenie zarządcy w zarząd na polecenie sądu. Konkretna procedura powinna jednak wynikać z postanowienia oraz zarządzeń sądu prowadzącego sprawę; zarządca nie powinien samodzielnie stosować środków przymusu.

Wynagrodzenie, wydatki i nadzór sądu

Wynagrodzenie nie jest ustalane uchwałą właścicieli, lecz przez sąd. Art. 26 ust. 1 UWL nakazuje określić je już przy ustanowieniu zarządcy. Odpowiednio stosowany art. 939 KPC wiąże jego wysokość z nakładem pracy i dochodowością nieruchomości, a także przewiduje zwrot wydatków poniesionych z własnych funduszy. Warto zatem przedstawić sądowi dane pozwalające realistycznie oszacować zakres pracy: liczbę lokali, stan dokumentacji, liczbę umów i sporów, planowane remonty, zadłużenie oraz przewidywaną częstotliwość raportów.

Nadzór nie kończy się wraz z wydaniem postanowienia. Art. 937 KPC, stosowany odpowiednio na mocy art. 615, przewiduje składanie sądowi w wyznaczonych terminach, co najmniej raz w roku i po ukończeniu zarządu, sprawozdań z czynności oraz udokumentowanych sprawozdań rachunkowych. Sąd może sprawozdanie zatwierdzić albo odmówić zatwierdzenia w całości lub części. Art. 938 KPC przewiduje odpowiedzialność zarządcy za szkodę spowodowaną nienależytym wykonywaniem obowiązków oraz możliwość grzywny za niewykonanie poleceń sądu lub nieusprawiedliwiony brak sprawozdania.

Dobre postanowienie powinno ułatwiać kontrolę: określać terminy raportowania, zakres danych rachunkowych, zasady przedstawiania planu działań i sposób uzyskiwania zgody na istotne czynności. Właściciele powinni kierować zastrzeżenia do konkretnego działania lub pozycji sprawozdania, załączając dokumenty, zamiast ograniczać się do ogólnego żądania „kontroli zarządcy”.

Zmiana zarządcy, zmiana zakresu i odwołanie

Art. 26 ust. 1 UWL wprost stanowi, że sąd odwoła zarządcę, gdy ustaną przyczyny jego powołania. Nie wystarczy więc samo twierdzenie, że wspólnota jest gotowa działać samodzielnie. Wnioskodawca powinien pokazać trwałą zmianę: skuteczny wybór zdolnego do działania zarządu, uporządkowanie dokumentacji i rachunków, przyjęcie planu gospodarczego, usunięcie zagrożeń oraz funkcjonujący mechanizm podejmowania decyzji.

W toku zarządu może powstać potrzeba zmiany osoby zarządcy lub zakresu kompetencji. Przyczyną mogą być nienależyte wykonywanie obowiązków, konflikt interesów, niewykonywanie poleceń sądu, zmiana skali zadań albo wykonanie części planu naprawczego. Żądanie powinno wskazywać konkretną zmianę okoliczności i proponowane rozstrzygnięcie. Sama krytyka nie zastąpi dowodu.

Przed zakończeniem zarządu warto przygotować plan przekazania: końcowe sprawozdanie, zatwierdzenie rachunków, wykaz otwartych spraw, terminy procesowe, aktualny stan środków i należności, dokumentację umów oraz protokół przekazania nowemu zarządowi. Pozwala to uniknąć powrotu do stanu, który uzasadniał ingerencję.

Alternatywy dla zarządcy przymusowego

Odwołanie i wybór zarządu — art. 20 UWL

Zarząd lub poszczególni członkowie mogą być w każdej chwili zawieszeni albo odwołani uchwałą właścicieli. Jeżeli większość jest zdolna podjąć uchwałę i wybrać działający skład, ta droga jest zwykle bardziej bezpośrednia niż sądowy zarząd przymusowy. Uchwała powinna rozstrzygać również o dacie zmiany, reprezentacji i przekazaniu dokumentacji.

Rozstrzygnięcie o konkretnej czynności — art. 24 UWL

Jeżeli problem sprowadza się do braku wymaganej większości dla zamierzonej czynności przekraczającej zwykły zarząd, zarząd lub zarządca powierzony w trybie art. 18 ust. 1 może żądać rozstrzygnięcia przez sąd. Sąd uwzględnia cel czynności oraz interesy wszystkich właścicieli i rozpoznaje sprawę w nieprocesie. To rozwiązanie punktowe. Nie należy go mylić z art. 26, który daje każdemu właścicielowi narzędzie przeciw systemowej dysfunkcji zarządu.

Zaskarżenie uchwały — art. 25 UWL

Gdy problemem jest konkretna uchwała niezgodna z prawem, umową właścicieli, zasadami prawidłowego zarządu albo naruszająca interes właściciela, właściwe może być powództwo przeciwko wspólnocie. Termin wynosi sześć tygodni od podjęcia uchwały na zebraniu albo od powiadomienia o uchwale zebranej indywidualnie. Uchwała pozostaje wykonalna, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie.

Kontrola, zebranie i uchwały naprawcze

Każdemu właścicielowi służy prawo kontroli działalności zarządu na podstawie art. 29 ust. 3 UWL. Jeżeli zarząd nie zwoła corocznego zebrania w terminie, może je zwołać każdy właściciel. Właściciele dysponujący co najmniej 1/10 udziałów mogą żądać zwołania zebrania w razie potrzeby. Audyt, zobowiązanie do przedstawienia dokumentów, uchwała o planie naprawczym i zmiana osób odpowiedzialnych mogą usunąć problem bez trwałej ingerencji sądu.

Trzy scenariusze praktyczne

Scenariusz 1: po rezygnacji zarządu nikt nie może podpisać pilnej umowy

Wszyscy członkowie zarządu złożyli rezygnacje, kolejne głosowania nie doprowadziły do wyboru nowych osób, a wspólnota ma wykonać pilne zalecenia dotyczące instalacji. Wniosek powinien wykazać skuteczność rezygnacji, nieudane próby wyboru, treść zaleceń i termin ich wykonania. Obok żądania końcowego można rozważyć proporcjonalne zabezpieczenie dotyczące pilnych czynności. Jest to modelowy przypadek oceny pierwszej przesłanki z art. 26, ale rozstrzygnięcie nadal zależy od materiału sprawy.

Scenariusz 2: zarząd istnieje, lecz od lat nie rozlicza środków

Właściciele nie otrzymują sprawozdań, ewidencja nie jest udostępniana, nie zwołano zebrań, a wyciągi wskazują na płatności bez czytelnego związku z uchwałami. Należy uporządkować żądania dokumentów, wyniki kontroli, wyciągi, umowy i uchwały. Samo podejrzenie „wyprowadzania pieniędzy” jest zbyt ogólne; materiał ma pokazać konkretne obowiązki, brak ich wykonania i skalę ryzyka. W zależności od faktów zastosowanie może mieć druga lub trzecia przesłanka art. 26.

Scenariusz 3: spór dotyczy tylko jednej uchwały remontowej

Wspólnota ma prawidłowo wybrany zarząd, prowadzi rozliczenia i wykonuje bieżące obowiązki, lecz jeden właściciel uważa uchwałę remontową za niezgodną z prawem lub naruszającą jego interes. Zasadniczym narzędziem jest wtedy art. 25 UWL, z zachowaniem sześciotygodniowego terminu, a nie żądanie zastąpienia całego zarządu. Dopiero szerszy, udokumentowany wzorzec nieprawidłowego gospodarowania mógłby uzasadniać analizę art. 26.

Najczęstsze błędy we wnioskach

• Zastępowanie faktów ocenami. Sformułowania „zarząd jest fatalny” lub „działa przeciw mieszkańcom” nie wskazują obowiązku, zdarzenia ani dowodu.
• Brak analizy sposobu zarządu. Pominięcie aktu notarialnego, księgi wieczystej i uchwał może prowadzić do błędnego określenia podstawy oraz uczestników.
• Żądanie nieograniczonych kompetencji. Zakres powinien odpowiadać dysfunkcji i umożliwiać kontrolę sądu.
• Brak dowodu własności. Legitymacja z art. 26 ust. 1 przysługuje właścicielowi lokalu, więc status trzeba wykazać.
• Pomijanie zainteresowanych. W nieprocesie sąd bada, czyich praw dotyczy wynik; pominięcie oczywistych zainteresowanych wydłuża sprawę.
• Mylenie art. 24, 25 i 26 UWL. Przepisy rozwiązują różne problemy i przyznają legitymację różnym podmiotom.
• Brak proporcjonalności zabezpieczenia. Tymczasowy środek musi odpowiadać uprawdopodobnionemu zagrożeniu, a nie wyprzedzać całe orzeczenie bez wykazania potrzeby.
• Założenie, że kandydat wskazany we wniosku musi zostać wybrany. O osobie zarządcy i warunkach jego działania rozstrzyga sąd.

Checklista przed złożeniem wniosku

1. Sprawdź księgę wieczystą, akty notarialne, liczbę lokali i sposób zarządu.
2. Ustal aktualny skład zarządu, daty powołania, rezygnacji lub odwołania.
3. Wskaż konkretną przesłankę z art. 26 ust. 1 UWL.
4. Zbuduj chronologię zdarzeń i przypisz dokument do każdego twierdzenia.
5. Wykaż znaczenie naruszeń dla finansów, bezpieczeństwa lub zdolności wspólnoty do działania.
6. Opisz wcześniejsze próby rozwiązania problemu oraz ich wynik.
7. Wskaż zainteresowanych zgodnie z art. 510 KPC.
8. Zaproponuj precyzyjny, proporcjonalny zakres uprawnień i pierwszych zadań.
9. Jeżeli sytuacja jest pilna, osobno uzasadnij przesłanki i sposób zabezpieczenia.
10. Dołącz dowód własności, dokumenty zarządu i uporządkowany spis załączników.

Najczęściej zadawane pytania

Czy jeden właściciel może złożyć wniosek?

Tak. Art. 26 ust. 1 UWL przyznaje to uprawnienie każdemu właścicielowi lokalu, bez minimalnego progu udziałów i bez konieczności uzyskania uchwały większości. Właściciel musi jednak wykazać swój tytuł oraz fakty spełniające co najmniej jedną przesłankę ustawową.

Czy brak absolutorium wystarczy do ustanowienia zarządcy?

Nie automatycznie. Brak absolutorium może wskazywać na brak zaufania albo nieprawidłowości, ale art. 26 wymaga ustalenia, że zarządu nie powołano, zarząd nie wypełnia obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki. Decydują fakty i dowody.

Czy sąd musi ustanowić osobę wskazaną przez właściciela?

Nie. Wnioskodawca może przedstawić kandydaturę i informacje potwierdzające przygotowanie do funkcji, ale sąd sam wybiera zarządcę, określa zakres jego uprawnień i wynagrodzenie.

Czy zarządca przymusowy zastępuje dotychczasowy zarząd?

Tak. Sąd Najwyższy w sprawie III CZ 177/22 wskazał, że zarządca przymusowy z art. 26 ust. 1 zastępuje zarząd wspólnoty i jako jedyny reprezentuje ją na zewnątrz. Szczegółowy zakres działań wyznacza jednak postanowienie sądu wraz z przepisami UWL.

Czy można ustanowić zarządcę tylko na czas procesu?

Można złożyć wniosek o zabezpieczenie na podstawie przepisów KPC, lecz nie działa ono automatycznie. Trzeba uprawdopodobnić żądanie i interes prawny oraz zaproponować proporcjonalny sposób tymczasowego uregulowania sytuacji. Rozstrzyga sąd.

Kto płaci wynagrodzenie zarządcy?

Wynagrodzenie określa sąd na podstawie art. 26 UWL. Przy odpowiednim stosowaniu art. 939 KPC jego wysokość wiąże się z nakładem pracy i dochodowością nieruchomości, a zarządca może żądać zwrotu uzasadnionych wydatków. Źródło i praktyczny sposób finansowania powinny wynikać z postanowienia i gospodarki wspólnoty.

Czy zarządca może sam przeprowadzić kosztowny remont?

Zależy to od treści postanowienia, charakteru prac i przepisów rozdzielających zwykły zarząd od czynności przekraczających zwykły zarząd. Nie należy zakładać nieograniczonej kompetencji. Dla istotnej czynności może być potrzebna zgoda właścicieli albo zezwolenie sądu.

Jak zakończyć zarząd przymusowy?

Należy wystąpić do sądu i wykazać, że ustały przyczyny ustanowienia, na przykład skutecznie powołano działający zarząd i usunięto systemowe nieprawidłowości. To sąd odwołuje zarządcę; sama uchwała właścicieli nie kończy sądowego zarządu.

Czy zamiast art. 26 można zaskarżyć uchwałę?

Jeżeli problem dotyczy konkretnej uchwały, właściwy może być art. 25 UWL. Powództwo trzeba wnieść w terminie sześciu tygodni. Art. 26 służy natomiast przy braku zarządu albo systemowym niewykonywaniu obowiązków czy nieprawidłowej gospodarce.

Czy wniosek ma szczególny ustawowy termin rozpoznania?

KPC nie ustanawia dla tej sprawy odrębnego, gwarantowanego terminu zakończenia. Jeżeli zwłoka grozi poważnymi skutkami, znaczenie ma dobrze udokumentowany wniosek o zabezpieczenie, ale także on podlega ocenie sądu.

Stan prawny na 22 sierpnia 2026 r. Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Zakres uczestników, dowodów, zabezpieczenia i uprawnień zarządcy zależy od stanu prawnego nieruchomości, dokumentów wspólnoty oraz okoliczności konkretnej sprawy.